Международный Family Office приглашает в команду Executive Assistant & Office Administrator, который станет надежной правой рукой собственника бизнеса и будет обеспечивать комплексную поддержку как по личным, так и по корпоративным вопросам.
Это практическая (hands-on) роль для высокоорганизованного, проактивного и умеющего соблюдать конфиденциальность специалиста, который комфортно чувствует себя в динамичной среде и способен одновременно координировать задачи персонального ассистента, административное сопровождение, документооборот и базовый финансовый учет. Позиция объединяет функции Personal Assistant и Office Administrator и требует развитых организационных навыков, высокого уровня ответственности, умения предвидеть потребности и самостоятельно находить решения.
Успешный кандидат будет тесно взаимодействовать с собственником бизнеса, членами его семьи и внешними консультантами, обеспечивая бесперебойную организацию ежедневных процессов при сохранении максимальной конфиденциальности и профессионального подхода.
Основные обязанности:
- Управление календарем собственника бизнеса, организация встреч, звонков и ежедневных коммуникаций;
- Организация деловых и личных поездок, включая бронирование билетов, гостиниц, составление маршрутов и координацию логистики;
- Координация личных и семейных вопросов, включая организацию медицинских визитов, взаимодействие с поставщиками услуг и другими внешними партнерами;
- Взаимодействие с внешними консультантами, юристами, бухгалтерами и другими профессиональными советниками;
- Создание, систематизация и ведение архива корпоративной и личной документации, включая договоры, корпоративные документы, доверенности и документы по активам;
- Контроль сроков действия документов и своевременное обеспечение их продления;
- Организация документооборота, систем хранения информации и административных процессов;
- Ведение реестра входящих счетов и контроль статуса платежей;
- Сверка информации по платежам с личными и корпоративными банковскими выписками;
- Взаимодействие с внешними бухгалтерами и финансовыми консультантами по административным и финансовым вопросам;
- Обеспечение административной поддержки деятельности Family Office и участие в совершенствовании внутренних процессов.
Требования:
- Не менее 3 лет успешного опыта работы на позициях Personal Assistant, Executive Assistant, Office Manager или аналогичных административных должностях;
- Опыт работы с собственниками бизнеса, топ-менеджерами, членами совета директоров или состоятельными частными лицами;
- Опыт работы в Family Office или сопровождения семейных вопросов будет рассматриваться как существенное преимущество;
- Отличные навыки организации работы и управления временем, способность эффективно работать с несколькими задачами одновременно;
- Высокое внимание к деталям и способность сохранять качество работы в условиях многозадачности;
- Умение работать самостоятельно, брать ответственность за результат и проявлять инициативу;
- Высокий уровень конфиденциальности и умение работать с чувствительной информацией;
- Развитые коммуникативные навыки и умение выстраивать эффективное взаимодействие с разными категориями людей;
- Эмоциональная зрелость, профессиональная гибкость и понимание личных границ;
- Свободное владение латышским и английским языками как устно, так и письменно;
- Уверенное владение Microsoft Office, в особенности Word и Excel.
Мы предлагаем:
- Конкурентоспособное вознаграждение от 2 300 EUR neto в месяц, итоговый компенсационный пакет обсуждается индивидуально в зависимости от квалификации и опыта кандидата;
- Гибридный формат работы после завершения периода адаптации;
- Долгосрочную карьерную возможность в стабильной и развивающейся структуре Family Office;
- Разнообразный и интеллектуально насыщенный функционал, сочетающий административную, организационную и координационную деятельность;
- Непосредственную работу с собственником бизнеса и участие в широком спектре деловых и личных проектов;
- Профессиональную среду с быстрым принятием решений и отсутствием избыточной корпоративной бюрократии;
- Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности;
- Возможность обсуждения медицинского страхования и других дополнительных льгот.
Просим направлять резюме (CV) с указанием в теме письма «Executive & Office Administrator» на электронную почту: polina@adros.lv
Дополнительную информацию можно получить по телефону: +37125418746
Искренне благодарим всех кандидатов за проявленный интерес. Мы свяжемся только с теми кандидатами, которые будут приглашены на следующий этап отбора.
